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4-INT-705 - COMO GESTIONAR A LOS PROVEEDORES

Fundamentos

La organización y sus proveedores dependen entre sí y una relación de mutuo beneficio incrementa la habilidad de ambos de crear valor. Algunos de estos benefición son: Incrementar habilidad para crear valor para ambas partes. Flexibilidad y velocidad en respuestas a los cambios de mercado o de necesidades y expectativas de clientes. Optimización de costos y recursos. Aplicar este principio se traduce en: Establecer relaciones que balanceen exigencias de corto plazo con consideraciones de largo plazo. Fusión de experiencia y recursos entre socios. Identificar y seleccionar proveedores clave. Aclarar y abrir comunicación. Compartir información y planes futuros. Establecer desarrollo conjunto y actividades de mejora. Inspirar, motivar y reconocer mejoras de proveedores .

Objetivo del Instructivo

El objetivo de este procedimiento es entregar las pautas y pasos a seguir para la realización adquisiciones de materiales, equipos o servicios. Adicionalmente entrega los lineamientos para la evaluación de proveedores y relatores.

Alcance

Aplica a la gestión de los proveedores críticos y de los relatores, quienes son considerados proveedores críticos, respecto de todas las actividades de adquisición de los servicios o productos que impactan en la realización del servicio.

Roles

  • Solicitador: Este Rol es asumido por cualquier miembro de la empresa.
  • Encargado de Compras: Este rol es asumido por personal administrativo o el Director.
  • Responsable de Compras: Este rol es asumido por personal administrativo o el Director.

Terminología

  • Lista de Proveedores (5-REG-709) Listado de todos los proveedores aprobados, condicionales y eliminados.
  • Lista de Relatores(5-REG-709) Listado de todos los Relatores aprobados, condicionales y eliminados.
  • Evaluación de proveedores 5-REG-711

Registro Solicitud de Pedido

Registro donde se formalizan los requerimientos de compra. Puede ser un documento escrito (Memorando Interno) o un correo electrónico.

Monto Bajo de compra

Monto que no excede los $ 1.000.000.- de pesos. Esta compra se hace de forma directa por el quien desempeñe la función de encargado de compra, con la aprobación del Director, a proveedores registrados en la lista de proveedores. Si el proveedor no está en la lista se lo debe incorporar en calidad de condicional.

Monto Alto de compra

Monto que excede los $1.000.000.- de pesos. Para realizar esta compra se deben cotizar y analizar las cotizaciones antes de realizar la compra. Si el proveedor no está en la lista se lo debe incorporar en calidad de condicional.

Proveedor o Relator aprobado

Aquel Proveedor o relator que posee como promedio una nota igual o superior a 5 en sus evaluaciones.

Proveedor o Relator Condicional

Aquel Proveedor o relator que posee como promedio una nota inferior a 5 en sus evaluaciones. O aquel que en dos oportunidades seguidas es evaluado con nota inferior a 5.

Proveedor o Relator Reprobado

Aquel Proveedor o relator que posee como promedio una nota inferior a 4,5 en sus evaluaciones. O aquel que en tres oportunidades seguidas es evaluado con nota inferior a 4,5.

Evaluación de Proveedores o relatores

Se evalúa con nota de 1 a 7, siendo 1 la peor nota y un 7 la mejor. La nota considera el promedio ponderado de los criterios de evaluación.

Criterios de Evaluación de Proveedores

A los proveedores se les evalúa considerando cuatro aspectos: Calidad de producto entregado Tiempo de entrega Factura entregada (sin errores y envío en tiempos adecuados) Precio de producto

Criterios de Reevaluación de Proveedores

Los criterios que se consideran para la reevaluación de los proveedores son Calidad del producto entregado, Tiempo de entrega y factura entregada a tiempo y sin errores y precio de la prestación.

Criterios de Evaluación de Relatores

a los relatores se les evalúa considerando dos aspectos: Nota de los alumnos y el aspecto comun a todos los relatores indicado en "Criterios de Evaluación de Proveedores" 

Clasificación de proveedores

Los proveedores se clasifican en la Lista de Proveedores función de su influencia y frecuencia de compra, de acuerdo a lo siguiente:

  • Críticos: aquellos cuyas provisiones tengan una influencia mayor en la ejecución de las actividades.
  • No críticos: aquellos cuyas provisiones tengan una influencia menor en la ejecución de las actividades.

Selección de nuevos proveedores

La selección de nuevos proveedores se realiza por dos motivos, primero reemplazar a un proveedor eliminado o por la necesidad de un nuevo producto o servicio para el cual no existe proveedor en la Lista de Proveedores. Para incorporar a un nuevo proveedor se puede optar por alguna de las siguientes alternativas:

  • Proveedor histórico (para los ya existentes en la lista de proveedores)
  • Evaluación y análisis de referencias técnicas, comerciales y de otros clientes.
  • Visita a sus instalaciones (Proveedor de salas y dependencias)
  • Presentación espontánea.
  • Figuración en guías industriales u otras referencias.

Cuando ingresa un nuevo proveedor, este siempre ingresa bajo la condición de Condicional y sólo cambiará a la condición de Aprobado, una vez que este entregue al menos tres pedidos sin problemas.

Equipos y Herramientas

  • Sistema de Gestión de la Calidad
  • Hoja de evaluaciòn de proveedores 5-REG-711
  • Memorando (como documento anexo en el caso que se requiera agregar información extra)