NCH2728:2015


4.0 REQUISITOS DEL SISTEMA

El sistema de gestión de la calidad, está conformado por nuestro personal, la forma en que nos relacionamos, los procesos, los procedimientos así como por aquellos recursos que utilizamos para garantizar la calidad de nuestros servicios de capacitación; elementos que interactúan de manera sistémica e interrelacionada, partiendo con la toma de conocimiento de los requerimientos del cliente, siguiendo con la ejecución del servicio y el servicio posterior a éste.

Los requisitos del sistema de gestión de la calidad que implantamos implican que:

Se Identifica y determina cada uno de los procesos que intervienen en él.
Se determina la secuencia e interacción de cada uno de estos procesos.
Se determinan los criterios y métodos que se requieren para asegurar su efectiva operación y control.
Se Asegura la disponibilidad de la información necesaria para soportar su operación y seguimiento, así como su medición.
Se Proporciona el seguimiento y análisis; y se implantan, cuando sea necesario, las acciones para alcanzar los resultados planeados y la mejora continua.

4.2 Documentación

Para que el sistema opere consistentemente, se mantenga y pueda mejorarse, se han establecido, documentado e implementado documentos, considerando como el de mayor jerarquía el presente Manual ya que contiene: El Mapa de Procesos, la y los Objetivos de la Calidad así como los lineamientos del sistema del cual se derivan los procedimientos requeridos por la norma, además de los documentos que se requieren en el OTEC, incluyendo los registros de calidad, de tal modo que se pueda asegurar la operación efectiva y el control de los procesos. Los documentos se han elaborado y clasificado, según su jerarquía y aplicación.

El gráfico siguiente muestra la pirámide de jerarquías de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de nuestro OTEC.


Nivel 1 POLITICA y OBJETIVOS DE LA CALIDAD (incorporados en el Manual de la Calidad)
Nivel 2 MANUAL DE LA CALIDAD .
Nivel 3 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Es la metodología de quien, hace qué, dónde y cuándo Nivel 4 INSTRUCTIVOS Son las instrucciones específicas para realizar diferentes tareas del SGC .
Nivel 4 OBJETOS DE APRENDIZAJE Son pequeñas unidades de aprendizaje, autocontenibles y reutilizables.  
Nivel 5 FORMULARIOS Y REGISTROS Son formularios en blanco, los que al ser llenados se transforman en los registros de la calidad.
Nivel 6 DOCUMENTOS EXTERNOS Leyes, reglamentos, guias de fuente externa.

4.2.1 Formato de los documentos  

Los documentos internos de la calidad se crean en un formato que permita facilitar el proceso de control de los documentos. La manera en que se construyen los documentos es el Instructivo denominado 4-INT-423 "Estructura de los Documentos"

4.2.2 Control de los documentos

Los documentos del sistema de gestión de la calidad se controlan mediante el procedimiento documentado 3-PRO-423 denominado"Control de los documentos" y en base a las siguientes políticas:

  • Sometiéndolos a aprobación antes de ser publicados, para validar su aplicación y adecuada funcionalidad.
  • Revisándolos y actualizándolos cuando así resulta necesario, sometiéndose nuevamente a aprobación.
  • Identificando los cambios, así como el estado actual de los documentos para asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los lugares de uso.
  • Estableciendo una codificación para los documentos que los hace fácilmente identificables.
  • Asegurándonos que sean legibles.
  • Identificando los documentos de origen externo y controlando la distribución. Los documentos de origen externo, pueden ser almacenados en formato digital o formato no digital (por ejemplo en archivadores). Si son guardados en formato digital, se deben almacenar en la carpeta designada para el Control.
  • Evitando el uso no intencionado de documentos obsoletos, identificándoles adecuadamente cuando requerimos retenerlos

4.2.2 Control de los registros

Cuando una forma en blanco del sistema, por ejemplo, se completa, se genera un registro de la calidad. Consideramos a los registros de calidad como un tipo especial de documento por lo que establecemos y mantenemos registros de calidad para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como del funcionamiento efectivo de nuestro sistema. Los registros de calidad permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables. En el Procedimiento 3-PRO-424 Control de los Registros, documentamos y definimos los controles necesarios para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, acceso, disposición, tiempo de retención y eliminación de los registros de calidad.

4.3 Resumen de las formas (5to nivel) las que una vez completadas se convierten en registros

Estas son los formularios internos que el usuario debe usar para generar los registros auditables.

5-REG 711 Ficha de evaluación de proveedores Servicios / Calidad 5-REG 712 Propuesta Servicios / Dirección 5-REG 801 Plan de auditoría Calidad 5-REG 802 Check List Calidad 5-REG 803 Reporte de auditoría interna Calidad 5-REG 804 Reporte NC-MC-AP-AC Calidad 

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMULARIO

PROPIETARIO PRINCIPAL

5-REG 401
5-REG 501
5-REG 502
5-REG 503
5-REG 553 
5-REG 601
5-REG 602 
5-REG 603
5-REG 701 
5-REG 702
5-REG 703
5-REG 704
5-REG 705
5-REG 706
5-REG 707
5-REG 708
5-REG 709
5-REG 710
5-REG 711
5-REG 712
5-REG 801
5-REG 802
5-REG 803 
5-REG 804

Indice y modificaciones Calidad
Revisión por la Direccion
Planificacion del SGC
Tablero de Indicadores
Memorando
Fichas de recursos humanos 
Flujo de caja 
Ingreso y egresos 
Trazabilidad y diseño 
Registro de propuestas 
Matricula del alumno y reglamento del participante
Base de datos alumnos y clientes
Encuesta del participante Servicios
Informe academico Servicios
Diploma
Encuesta cliente mandante
Ficha proveedores, relatores y evaluación
Contrato a Honorarios y Reglamento Relator
Ficha de evaluación de proveedores
Propuesta Servicios
Plan de auditoría 
Check List 
Reporte de auditoría interna
Reporte NC-MC-AP-AC 

Calidad
Dirección
Direccion / Calidad
Todos
Servicios
Dirección / Servicios
Dirección / Servicios
Servicios
Servicios
Servicios
Servicios
Servicios
Servicios
Servicios / Dirección
Servicios
Servicios
Servicios / Dirección
Servicios / Calidad
Servicios / Dirección
Servicios
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad