NCH2728:2015


3-PRO-424 - CONTROL DE REGISTROS

1.- Propósito del documento

Los registros son un importante recurso organizacional, proveen la ruta primaria para la evidencia basados en verificación y trazabilidad, también demuestran conformidad con los requisitos del cliente, además que proveen eficacia al sistema de gestión de calidad en la organización.

2.- Términos y definiciones

TÉRMINO

Documento

Procedimiento

Manual de la Calidad

Registro

Especificación

CLÁUSULA

ISO900-2005 3.7.2  g

ISO900-2005 3.4.5  g

ISO900-2005 3.7.4  g

ISO900-2005 3.7.6  g

ISO900-2005 3.7.3  g

DEFINICIÓN

Información y su medio de soporte

Forma especificada de llevar acabo una actividad o procedimiento

Documento que especifica el SGC de una Organización

Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desepeñadas

Documento que especifica los requerimientos

3.- Aplicación y alcance

El alcance de este proceso abarca todos los registros generados por el sistema de gestión de calidad de nuestro OTEC así como los registros generados por subcontratistas o terceros. Los registros deben controlarse para que así la información que contienen sea fácilmente accesible, legible y mantenida adecuadamente. Este proceso funciona en conjunto con el 3-PRO-423 CONTROL DE DOCUMENTOS

4.- Requerimientos

NCH2728:2015 Cláusula 4.2.4

4.1 Registros de la Calidad

Usualmente una forma en blanco se convierte en un registro cuando está completa. Este procedimiento aplica con documentos de nivel 5 por ejemplo formas, datos y certificados de conformidad, etc.

4.1 Jerarquía de la documentación


Nivel 1 POLITICA y OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Nivel 2 MANUAL DE LA CALIDAD
Nivel 3 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
Nivel 4 INSTRUCTIVOS
Nivel 5 FORMULARIOS Y REGISTROS
Nivel 6 DOCUMENTOS EXTERNOS

4.3 Reponsabilidad

Este procedimiento aplica a cualquier documento del SGC y es seguido por el personal cuando corresponda.

5.0 Proceso - 5.1 recepción y emisión de un documento controlado

Los registros de la calidad y las otras formas relevantes usadas por nuestra organización para demostrar el alcance de conformidad y prueba de operación efectiva del sistema de gestión de calidad son identificados. Como parte de su identificación, los registros deben contener por lo menos, pero no limitarse a: Titulo, número de referencia, fecha de registro,cargo de la persona que preparó el registro y su correspondiente aprobación de ser necesario.
Los documentos de archivo y datos retenidos con propósitos de conservación o requerimientos legales son de ambas formas adecuadamente identificados.

5.2 Protección, almacenaje y recuperación de registros de la calidad

Los registros de la calidad pueden existir, bien en copia impresa o formatos electrónicos.Aquellos documentos que se encuentran bajo el control de nuestra organización se almacenan en una carpeta en el PC de la organización, donde pueden ser protegidos del deterioro físico, perdida y daños a causa de condiciones ambientales. El respaldo electrónico de la documentación podrá ser almacenada en una tecnología de nube, como Dropbox, SkyDrive u otro proveedor adecuado, incluso un DVD empleado como tecnología flash,o un Pen Drive, quedando a criterio de la Dirección.

En el caso específico de las actividades de capacitación bajo la modalidad franquicia tributaria controlados por el SENCE, los registros correspondientes a la clase son almacenados en el server del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo mediante la digitalización de los mismos y el uso de herramientas biométricas basadas en el software desarrollado por la empresa ACEPTA, por lo que dichos registros permanecen en custodia y bajo la exclusiva responsabilidad del SENCE y de la empresa que administra la plataforma.

Los registros de calidad deben ser etiquetados e indexados para su fácil recuperación y apropiada referencia. Dado que el SGC se encuentra montado sobre una plataforma HTML con enlaces del tipo hipertexto, la organización mantendrá una carpeta de registros en el computador central de la organización, la cual podrá estar en red o no; es en esta carpeta donde se almacenarán las actividades de capacitación efectivamente desarrolladas por el organismo.

5.3 Retención de Registros de la Calidad

Los registros de calidad deben ser retenidos de acuerdo con el periodo de retención definido por la autoridad competente. En el caso del SENCE, la retención es de tres años; en el caso del Servicio de Impuesto Internos es de seis años; los demás registros, es decir aquellos que no tienen relación con la autoridad competente y que solo atañen a la organización se guardarán por tres años.

5.4 Dispocisión de los Registros de la Calidad

Al vencimiento del periodo de retención, el área de calidad, dispondrá de dichos documentos de la calidad de manera apropiada de tal manera de eliminarlos de manera segura, de acuerdo a la siguiente pauta:

5.4.1. Documentos tributarios (S.I.I.) En materia de control de los registros tributarios y contables establece que la documentación deber guardarse durante 6 años, mientras estén vigentes los plazos de prescripción, de conformidad a lo dispuesto en el Artículo 200 del Código Tributario, salvo en los casos que deba conservarse por un plazo mayor, como ocurre cuando las anotaciones y antecedentes contables puedan servir de base para la determinación de impuestos correspondientes a periodos tributarios cuya revisión no se encuentre prescrita, situación que se puede dar por ejemplo, tratándose de arrastre de pérdidas y remanentes de crédito fiscal, de utilidades no retiradas, de amortizaciones de bienes y otras situaciones semejantes. En vista que no existe una documentación específica respecto de los controles que debe mantener el contribuyente respecto de la eliminación de la documentación y en este sentido no es posible determinar con exactitud cuánto tiempo guardar un determinado documento tributario, lo que siempre queda a criterio del Servicio de Impuestos Internos, cada vez que se requiera eliminar documentación fiscal se procederá consultando siempre al S.I.I. tomando en consideración del Oficio N° 393, de 2005 y Oficio N° 164 de 1997, los cuales pueden ser bajados de la página del servicio:
a) http://www.sii.cl/pagina/jurisprudencia/adminis/2005/otras/ja878.htm
b) http://www.sii.cl/pagina/jurisprudencia/adminis/1997/renta/feb04.htm

5.4.2 Documentos relacionados con la franquicia tributaria. Con la excepción de facturas, los documentos relacionados con las actividades del SENCE, pasado el periodo de tres a años, serán destruidos. Se levantantará un acta de destrucción la cual quedará almacenada en la carpeta denominada "eliminaciones"

5.4.3 Otros documentos: Los demás documentos podrán eliminarse pasado un periodo de 3 años. Cada vez que se eliminen documentos, se deberá levantar un acta de destrucción y esta deberá almacenarse en la carpeta denominada "eliminaciones". Si dicho registro no existiera, se entenderá que la organización ha determinado no destruir o eliminar ningún registro obsoleto hasta ese momento.

6.0 Diagrama de flujo del proceso